مقدمه: برگزاری وبینار
سخنران و مهارت او در جذب مخاطب کلید اصلی موفقیت در برگزاری وبینار و نحوه برگزاری کلاس آنلاین است. در طول وبینار، مخاطب تنها می‌تواند مدرس یا سخنران اصلی را ببیند و صدای او را بشنود. در اغلب موارد، علیرغم اینکه سخنران از توانایی و مهارت کافی برخوردار است، نمی‌تواند مفاهیم را به‌خوبی منتقل کند؛ اما با اطمینان می‌توان گفت که وبینار جایگزین بسیار مناسبی برای همایش‌ها و جلسات حضوری است. در یک تعریف ساده می‌توان وبینار را به‌عنوان ارتباط و تعامل آنلاین در نظر گرفت که کاربر با استفاده از اینترنت امکان دسترسی به آن را دارد. فراموش نکنید استفاده از تکنیک‌های مناسب به‌منظور تاثیر مثبت بر مخاطب تنها راه موفقیت در وبینار است؛ بنابراین سعی کرده‌ایم در این مقاله تجربیات خود در مورد نحوه اجرای وبینار را با شما شریک شویم.
مهم‌ترین نکات برای برگزاری یک وبینار موفق
موفقیت تصادفی به دست نمی‌آید. در انتخاب مسیر سعی کنید نگاه واقع‌بینانه به موانعی که در مسیر وجود دارد، داشته باشید. بعلاوه سعی کنید بر نکات قوت و توانایی‌های خود بیشتر تمرکز کنید. در ادامه مهم‌ترین نکات برای موفقیت یک وبینار را بیان می‌کنیم.
·استفاده از یک تیم فنی قوی
یکی از دغدغه‌های اصلی در هر وبینار، نحوه اجرای آن است. به عبارت ساده، هنگامی‌که از طریق بکارگیری تیم پشتیانی قوی، از کیفیت برگزاری آن مطمئن شویم می‌توانیم اولین گام برای رسیدن به موفقیت را محکم برداریم. این تیم باید قدرت پاسخ به تمام مشکلات فنی احتمالی را داشته باشد. بتواند وبینار را در زمان مناسب برای کاربران بارگذاری کند. با اجرای این مراحل، سخنران و مدرس می‌تواند بر انتقال مفاهیم متمرکز شود.
·انتخاب مکان آرام و بی‌سروصدا برای برگزاری وبینار
همان‌طور که می‌دانید وبینار به‌صورت آنلاین برگزار می‌شود؛ بنابراین سعی کنید مکانی بسیار آرام را انتخاب کنید. اگر سخنران در یک اتاق شلوغ مشغول صحبت باشد، آیا مخاطب می‌تواند بر صحبت‌های او تمرکز کند؟ بنابراین سعی کنید مکانی را انتخاب کنید که آرام باشد، بعلاوه به کیفیت نورپردازی نیز دقت کنید تا مخاطب بتواند تصویر را کاملا واضح دریافت کند.
·بررسی کیفیت اتصالات اینترنت
مهم‌ترین گام در موفقیت یک وبینار این است که کاربر بتواند در کوتاه‌ترین زمان به فایل اصلی دسترسی دارد. پس در هر نقطه که اقدام به بارگذاری فایل می‌کنید، باید مطمئن شوید که سرعت اینترنت و نرخ آپلود شما بالا است. این امر کمک می‌کند مخاطب بتواند فایل را با کیفیت بالاتر دریافت کند. در نتیجه دستیابی به هدف نهایی از برگزاری وبینار آسان‌تر می‌شود.
·بررسی کیفیت صدا
قبل از اینکه وبینار را شروع کنید، حتما کیفیت میکروفون و نحوه انتقال صدا را بررسی کنید؛ زیرا اگر صدا به‌خوبی منتقل نشود، مخاطب زمان خود را صرف مشاهده فایل نمی‌کند. در نتیجه، تلاش شما با شکست مواجه می‌شود. توجه کنید که کیفیت صدا به اندازه سرعت آپلود فایل مهم است؛ بنابراین، بررسی این موارد اهمیت بالایی دارد.
·آماده‌سازی فایل و مستندات برای ارائه در وبینار
وبینار معمولا بر انتقال مفاهیم استوار است. به‌منظور انتقال مفاهیم ناچار هستید از مستندات علمی استفاده کنید. سعی کنید چنین فایل‌هایی را حداقل 24 ساعت قبل از شروع وبینار آماده کنید. تسلط کافی بر مفاهیم آن داشته باشید؛ و از تیم اجرایی بخواهیم که مسیر بارگذاری این مستندات را انجام دهند. توجه داشته باشید تحت هیچ شرایطی، آمده سازی و بارگذاری محتوا را به زمان برگزاری وبینار موکول نکنید. توجه به این نکته علاوه بر افزایش کیفیت وبینار، استرس شما در حین سخنرانی را کاهش می‌دهد.
·استفاده از یک برنامه مشخص برای نمایش فایل‌ها در حین برگزاری وبینار
سعی کنید به تمام مفاهیمی که می‌خواهید در وبینار منتقل کنید، مسلط باشید. زمان مناسب برای انتشار فایل‌ها تعیین کنید. سعی کنید این مستندات به‌صورت دوره‌ای بارگذاری شوند. استفاده از این تکنیک دو مزیت دارد. اول اینکه، مخاطب یک‌باره با حجم بالای از پاورپوینت‌ها و فایل‌ها مواجه نمی‌شود. مزیت دوم این است که مخاطب می‌تواند هنگامی‌که شما صحبت می‌کنید فایل یا اسلاید مناسب را مشاهده کند، در نتیجه، فرایند انتقال و درک مفاهیم دقیق‌تر انجام می‌شود.
·توجه به تصویر سخنران اصلی در کادر
برای انجام این مرحله باید یک ساعت قبل از شروع وبینار در محل موردنظر حاضر باشید. تیم اجرایی با اتصالات اینترنت و بارگذاری فایل‌ها را مجدد چک کند. تا اگر مشکلی وجود دارد زودتر برطرف شود. سخنران تنها فردی سات که مخاطب از ابتدا تا انتهای برگزاری وبینار با او در ارتباط است. پس باید تصویر او به‌صورت منظم در وسط کادر نمایش قرار بگیرد. تا برقراری ارتباط آسان‌تر شود.
·خاموش کردن تلفن همراه
برای موفقیت سعی کنید از انجام هرکاری که تمرکز شما و مخاطب را برهم می‌زند، اجتناب کنید. ممکن است به دلیل مشغله کاری، حجم تماس تلفن همراه شما بالا باشد؛ اما شنیدن مکرر صدای زنگ تلفن برای مخاطب لذت‌بخش نیست. پس گوشی خود را خاموش کرده یا درحالت پرواز بگذارید.
پس از اتمام وبینار می‌توانید به تماس‌ها دهید. همچنین، در طول مدت وبینار هیچ چت خصوصی با مخاطبین انجام ندهید. اگر درحین کار مشکلی پیش آمد برای اینکه تیم فنی را مطلع کنید از ایماواشاره استفاده نکنید. بلکه تصویر و صدا را مدتی قطع کنید و پس از رفع مشکل حتما از مخاطب عذرخواهی کنید.
·ارتباط دوطرفه با مخاطب؛ برگ برنده در برگزاری وبینار
در گام اول، باید به‌صورت مستقیم به وب کم نگاه کنید؛ زیرا برقراری ارتباط چشمی، تاثیر کلام شما را افزایش می‌دهد. بعلاوه، سعی کنید از روش‌های مختلف مانند استفاده از چت باکس، سایر افراد را در بحث‌ها مشارکت دهید. به عبارت ساده، باید تمام تلاش خود را بکار ببرید تا بتوانید مخاطب را تا آخر وبینار پشت لپ‌تاپ یا گوشی نگه‌دارید؛ اما فراموش نکنید برای اینکه کنترل جلسه از دست شما خارج نشود در طرح سوالات و تعداد آن‌ها با برنامه و دقیق عمل کنید.
·انتخاب زمان مناسب برای وبینار
این مرحله را می‌توان به‌عنوان مقدمه هر وبینار در نظر گرفت. سعی کنید در یک دوره زمانی حداقل 10 روزه، فرم ثبت‌نام را آماده کنید. اطلاعات و فایل‌ها را به ترتیب آماده کرده و بارگذاری کنید. اطلاع دقیق از تعداد شرکت‌کنندگان داشته باشید. برای اینکه بتوانید اطلاع‌رسانی را به‌خوبی انجام دهید، از طراحی پوستر استفاده کنید. اگر تبلیغات را به‌خوبی انجام ندهید ناچار می‌شوید زمان برگزاری وبینار را به تعویق بیندازید. برای اجرای نهایی، ایام غیر تعطیل را انتخاب کنید.
·تعیین قیمت مناسب برای بلیط
ویبنارها با اهداف مختلف برگزار می‌شوند؛ بنابراین و شرکت‌کنندگان آن‌ها نیز متفاوت خواهد بود. برخی وبینارها به‌صورت کاملا رایگان برگزار می‌شوند؛ اما برای شرکت در برخی دیگر باید هزینه پرداخت کنید. برای تعیین قیمت نهایی بلیط به نوع مخاطب و محتوایی که در جلسه ارائه می‌شود، توجه کنید.
مزایای برگزاری وبینار
- این جلسات بسیار انعطاف‌پذیر هستند.
- امکان دسترسی به آن برای کاربران در تمام نقاط جهان فراهم است.
- طیف وسیع مخاطب و دسترسی آسان، می‌تواند بستر لازم برای افزایش احتمال موفقیت وبینار را فراهم کند.
- عدم نیاز به حضور فیزیکی در این نوع جلسات موجب صرفه‌جویی اقتصادی می‌شود؛ زیرا برگزارکنندگان نیاز به پرداخت هزینه برای رزرو سالن و هتل به‌منظور اقامت میهمانان نیستند.
- امکان مشارکت مخاطب در این جلسات بیشتر از جلسات حضوری است.
- استفاده از ارتباطات آنلاین سبب شده شرکت این جلسات برای مخاطبین راحت‌تر باشد.
- می‌توانید از وبینار در تبلیغ و بازاریابی نیز استفاده کنید.
نحوه برگزاری کلاس آنلاین
در دو سال گذشته به دلیل شیوع ویروس کرونا، شرایط برای برگزاری حضوری کلاس‌ها در مدارس، دانشگاه‌ها و موسسات آموزشی فراهم نبود. با توجه به اهمیت آموزش و یادگیری مهارت‌های مختلف، ضرورت ایجاد بسترهای لازم برای برگزاری کلاس‌ها به‌صورت آنلاین و مجازی احساس شد. سایت الوکام یکی از پیشگامانی است که در حوزه ایجاد کلاس مجازی ، عملکرد موفقی داشته است. موسسات آموزشی می‌توانند با استفاده از سامانه کلاس آنلاین الوکام ، امکان مشارکت دانش آموزان و دانش‌پژوهان در کلاس‌های آنلاین و مجازی خود را فراهم کنند.
سخن پایانی
اهداف مختلفی برای برگزاری همایش‌ها وجود دارد. بازاریابی، تبلیغات، انتشار علوم، خودآگاهی و مباحث روانشناسی و انگیزشی دلایل اصلی برای پیدایش همایش‌های مختلف است. با توجه به شیوع کرونا در دو سال اخیر، چهره برگزاری همایش‌ها کمی تغییر کرد.
برگزارکنندگان سعی کردند که از فناوری‌های نوین در همایش‌ها بهره ببرند؛ بنابراین، پای وبینارها به عرصه باز شد. برگزاری وبینار مزایای فراوانی دارد. طیف گسترده مخاطب، دسترسی آسان، استفاده برای تحقق اهداف مختلف، صرفه‌جویی اقتصادی، ارتباط بیشتر با مخاطب مهم‌ترین مزایای وبینارها هستند؛ اما موفقیت در این مسری نیازمند برخورداری از دانش کافی و استفاده از یک تیم اجرایی قدرتمند است.
برای دریافت و مشاهده سامانه برگزاری کلاس و جلسات آنلاین الوکام با شماره 02191070314 تماس حاصل نمایید.
