یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی یا شرکتی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
نگهداری از حساب‌ها می‌تواند یکی از بزرگترین چالش‌های هر کسب و کاری باشد. بسیاری از شرکت‌ها همه وظایف حسابداری را به یک فرد تحت عنوان حسابدار محول می‌کنند. در حالی که می توان بخشی از کارهای روتین را به نرم افزار حسابداری سپرد و حسابدار صرفا جهت نظارت و گزارشگیری حرفهای بکار گمارد.
نگهداری از حساب‌ها می‌تواند یکی از بزرگترین چالش‌های هر کسب و کاری باشد
بسیاری از شرکت‌ها همه وظایف حسابداری را به یک فرد تحت عنوان حسابدار محول می‌کنند. در حالی که می توان بخشی از کارهای روتین را به نرم افزار حسابداری سپرد و حسابدار صرفا جهت نظارت و گزارشگیری حرفهای بکار گمارد. واقعیت این است که یک نرم افزار حسابداری حرفهای هم برای برآورد و دسته بندی صورت‌های مالی نیاز به یک فرد ماهر دارد ولی دلیل اصلی بکاربردن نرم افزار حسابداری کاهش ریسک ایجاد خطا در صورت‌های مالی و بدست آوردن دقت بالاتر در حسابرسی است. ضمن اینکه شاید نتوان در همه زمان‌ها به حسابدار خود دسترسی داشت ولی نرم افزار حسابداری امکان دسترسی بیست و چهارساعته را می‌دهد.
سوالی که پیش می‌آید این است که چطور باید از میان نرم افزارهای حسابداری موجود یک پکیج حسابداری مناسب و حرفهای برای کسب و کار خود انتخاب کرد. در ادامه این سوال پاسخ داده شده است.
حتما بخوانید : لیست معرفی نرم افزارهای حسابداری ایران
8 ویژگی یک نرم افزار حسابداری حرفهای و خوب
با انتخاب یک نرم افزار حسابداری حرفهای و خوب می‌توان به سادگی حساب‌های کسب و کار را مدیریت کرد. به طور کلی می‌توان از مزایای یک سیستم نرم افزار حسابداری به موارد زیر اشاره کرد:
- ورود ساده اطلاعات: ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری ساده و سریع است و لازم نیست آن را به دفعات تکرار کرد. بلکه تنها یک بار اطلاعات را وارد و می‌توان محاسبات مختلف را روی آن انجام داد.
- پردازش سریع: به عنوان مثال بین فرآیند فروش و صدور فاکتور تأخیر بسیار کمی وجود دارد و فعالیت‌ها به صورت آنی انجام می‌شوند.
- ارائه تحلیل و گزارشگیری خودکار: در نرم افزار حسابداری حرفهای می‌توان اطلاعات مهمی مانند سود و زیان کسب و کار، بدهکاران و بستانکاران، حساب‌های مشتری‌های فعال، میزان موجودی کالا، فروش و.. را به راحتی مشاهده کرد. این قابلیت امکان پیش بینی بهتری در مورد آینده کسب و کار و تصمیم گیری‌های مالی می‌دهد.
- خودکارسازی وظایف: در نرم افزار حسابداری حرفهای می‌توان تنظیمات سفارشی برای بررسی و انجام برخی وظایف حسابداری مانند محاسبه مالیات بر ارزش افزوده، محاسبات حقوق و دستمزد، محاسبات استهلاک و.. ایجاد کرد.
- کاهش خطا: با کمک یک نرم افزار حسابداری حرفهای می‌توان مانع بروز اشتباهات و خطاهای انسانی (مانند انتقال و ثبت نادرست ارقام و معاملات) در حساب و کتاب کسب و کار شد.
- ایجاد یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: امروزه بسیاری از کسب و کارها برای صرفه جویی در زمان و هزینه‌های خود از سیستم‌های آنلاین با استفاده از CRM مثل ثبت الکترونیک و بانکداری آنلاین استفاده می‌کنند. با بکارگیری نرم افزار حسابداری مناسب، می‌توان بین اطلاعات فرآیندهای مالی و سایر سیستم‌ها ارتباط برقرار کرد.
- شفافیت در اطلاعات: کسب و کارهای بزرگ و کوچک باید اطلاعات دقیقی از سوابق گردش مالی خود را نگهداری کنند. نرم افزار حسابداری حرفهای به افراد کمک می‌کند تا این موارد مهم را به صورت طولانی مدت آرشیو و ذخیره کنند، بدون اینکه نگران ایجاد اشتباه یا خطایی در روند حفظ و نگهداری آن یا ورود و ثبت اطلاعات باشند.
- صرفه جویی در زمان: یکی از مهم‌ترین پارامترها برای استفاده از نرم افزار حسابداری صرفه جویی در زمان انجام فعالیت‌های مالی است. سیستم حسابداری که متناسب با نیازمندی‌های کسب و کار باشد می‌تواند از هدر رفت زمان برای ایجاد اسناد مالی و دسترسی به آن‌ها جلوگیری کند.
چند نوع نرم افزار حسابداری داریم؟
نرم افزار حسابداری کمک می‌کند تا از وضعیت مالی کسب و کار مطمئن شد. با این حال بسته‌ها و نرم افزارهای حسابداری مختلفی در بازار وجود دارند که انتخاب از میان آن‌ها کار را کمی دشوار می‌کند. مجموعه نرم افزارهای حسابداری را می‌توان به چهار دسته کلی تقسیم بندی کرد:
حتما بخوانید : بهترین نرم افزار حسابداری را شما پیشنهاد بدهید
- صفحات گسترده: کسب و کارهای کوچک برای انجام حسابداری خود از صفحات گسترده (مانند نرم افزار اکسل) استفاده می‌کنند. این ابزار از نظر اقتصادی ارزان است و نیاز به هیچ گونه پیکر بندی ندارد. با این وجود صفحات گسترده مستعد خطا هستند. در صورتی که اطلاعاتی نادرست در آن وارد شود بدون اینکه متوجه شد روی صورت‌های مالی نیز اعمال می‌شود و پیدا کردن چنین خطاهای انسانی بسیار سخت و نیازمند صرف زمان زیاد است. همچنین تنها معاملات با حجم بسیار کم و محدود را می‌توان با استفاده از صفحات گسترده مدیریت کرد.
- نرم افزار حسابداری تجاری: نسخه‌های مختلفی از نرم افزار حسابداری تجاری در سراسر دنیا وجود دارد. این نرم افزارها توسط شرکت‌های خصوصی تولید و پیاده سازی می‌شوند و تنوع بالایی دارند (انواع نرم افزارهای حسابداری شرکتی، فروشگاهی، مناسب اصناف، نرم افزار حسابداری تولیدی و.. در این دسته جای می‌گیرند). علت محبوبیت این نرم افزار حسابداری حرفهای وجود چندین لایه تشخیص خطا برای جلوگیری از ورود اطلاعات نادرست در سیستم و همچنین تولید گزارش‌های استاندارد است. این نرم افزار حسابداری حرفهای متناسب با نیازمندی‌های کسب و کار و کاربر پیکربندی می‌شود و دارای خدمات مشاوره است. فرآیند نصب این نرم افزارها اندکی طولانی است (البته با یک بار نصب نیز می‌توان خود آن را نصب کرد) و برای استفاده از آن ممکن است نیاز به دریافت آموزش داشت.
- نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان (ERP): نرم افزار برنامه ریزی مدیریت سازمان اطلاعات تمامی بخش‌های کسب و کار یا سازمان را داخل یک پایگاه داده واحد جمع آوری و تجمیع می‌کند. این روش برای کسب و کارهای بسیار بزرگ با فرآیندهای سازمانی پیچیده مناسب است تا بتوانند اطلاعات مربوط به تمامی بخش‌های کسب و کار خود را به صورت یکجا ذخیره کنند. یکی از معایب این نرم افزار هزینه بر بودن و همچنین طولانی بودن فرآیند نصب و پیاده سازی آن (یک سال یا بیشتر زمان نیاز دارد) است.
- نرم افزار حسابداری سفارشی: این نرم افزار به صورت سفارشی برای یک سازمان طراحی می‌شود و اغلب توسط سازمان‌هایی بکار می‌رود که نیازمندی‌هایی فراتر از سیستم‌های برنامه ریزی منابع (ERP) و نرم افزار حسابداری حرفه ای تجاری دارند.
حسابداری قلب تپنده هر کسب و کاری است. فرقی نمی‌کند که یک شرکت تعداد پرسنل اندک داشته باشد یا بزرگ و پیچیده باشد، در هر حال باید دانست روند حساب‌های مالی مجموعه در چه حالی است. برای این منظور می‌توان از یکی از 4 دسته نرم افزارهای حسابداری (نرم افزار حسابداری صفحه گسترده، برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP، نرم افزار حسابداری تجاری یا سفارشی) استفاده کرد. از بین این چهار گروه، نرم افزارهای حسابداری تجاری دارای بالاترین سطح محبوبیت هستند و می‌توان با توجه به زمینه و نوع کسب و کار، نرم افزار مناسب را انتخاب کرد.
