همه فکر می کنند زمان بندی، یعنی ساعت شش بیدار شوید، ساعت هفت صبحانه بخورید، ساعت هشت ایمیل ها را چک کنید یا جلسه بروید و ... ولی در واقع زمان بندی یعنی داشتن شناخت درستی از خود و امکانات و زمان موجود و هنر استفاده صحیح از آن. حالا که همه به اهمیت این موضوع اشاره می کنند، شما چگونه زمان بندی را تعریف می کنید؟ چگونه آن را در جهت افزایش کارآیی و بهره وری بیشتر به کار می بندید؟ راه های زمان بندی که در دوره های مدیریت زمان گفته می شوند و بر اساس زمان ساعت هستند، مفید نیستند و هیچ کارآیی برای شما ندارند.
در واقع زمان ساعت هیچ ربطی به زمان بندی ندارد چون شما در زمان ساعت زندگی نمی کنید و حتی به آن دسترسی ندارید و نمی توانید کم یا زیادش کنید. زمان ساعت به شما و همه انسان های روی زمین بیست و چهار ساعت در روز می دهد و هیچ کس نمی تواند آن را بیست و پنج یا بیست و سه کند. ولی یک خبر خوب برای شما دارم؛ شما می توانید زمان بندی را بر اساس زمان واقعی و زمانی که شما ایجاد می کنید، انجام دهید. بر این اساس است که می گویم زمان بندی بر اساس امکانات موجود و قابلیت های فیزیکی و اقدامات ما انجام می شود.
چند نکته مهم برای زمان بندی درست و کارا
1. بر اساس شرایط فیزیکی بدن تان زمانبندی کنید
هر شخص شرایط منحصر به فردی از نظر ساختار بدن و شرایط فیزیکی خود دارد؛ مثل این که:
چه زمانی در طول روز، بیشترین کارآیی را دارید (سحرخیز هستید یا شب زنده دار)؟
به چه میزان خواب در طول روز نیاز دارید (پنج ساعت یا نه ساعت)؟
در چه شرایط محیطی بهتر کار می کنید (بسته یا باز)؟
در چه حالتی بهتر کار انجام می دهید (ایستاده یا نشسته)
اگر می خواهید بهره وری خود را افزایش دهید و در شرایط ایده آل خود قرار بگیرید، پس زمان بندی را بر اساس شرایط خودتان انجام دهید. برخی افراد را می شناسم که ساعت های اولیه صبح را برای انجام کارهای مهم انتخاب می کنند و برخی دیگر نیز نصف شب و وقتی اکثر مردم در خواب ناز به سر می برند، توانایی و قدرت بیشتری دارند و بیشترین کارآیی را تجربه می کنند. جالب است بدانید هیچ کدام از این زمان ها اشتباه نیستند؛ چون این افراد زمان مناسب را بر اساس شرایط بدن خود پیدا کرده اند و حتما از آن به درستی استفاده می کنند. مسلما بسیاری از شما با محدودیت هایی از لحاظ ساعات کاری و خانوادگی مواجه هستید ولی در حد امکان سعی کنید زمان و مکان انجام کارها را خودتان انتخاب کنید تا بتوانید زمان بندی را به درستی انجام دهید.
2. کاری کنید تا زمان برای شما کار کند
حتما همه شما کارهایی دارید که باید در طول روز انجام دهید و مطمئنم در خیلی از کارها، شما احساس کرده اید که در این زمان باید این کار را انجام دهم، چون مجبورم و البته این زمان هم برای آن کار مناسب نیست؛ به این دلیل که در شرایط مناسبی قرار ندارید. یک مثال بسیار ساده بزنم: مثلا برای آماده سازی شام، برخی بانوان، تمام روز را منتظر می مانند تا ساعت پنج یا شش عصر فرا برسد و بعد، شروع به آماده سازی شام می کنند؛ چون به این کار عادت کرده اند.
ولی در حقیقت برای اکثر آنها این ساعات روز معمولا به کارهای دیگری از جمله کلاس های فوق برنامه فرزندان یا استراحت هنگام بازگشت از کار اختصاص دارد. به جای انتظار تا فرا رسیدن زمان انجام عادت های گذشته، از قبل و در زمان هایی که کارآیی مناسبی دارید، به کار آماده سازی بپردازید. این یک مثال ساده بود و شما می توانید بر اساس کارهای روزمره ای که دارید، آن را برای خودتان پیاده سازی و اختصاصی سازی کنید. به خصوص در مورد کارهایی که برای شما استرس زا هستند. با این سوال شروع کنید: آیا می توانم قسمتی از فلان کار را در زمانی که برای من مناسب است، انجام دهم؟
3. از زمان دیگران هم به خوبی استفاده کنید
در بسیاری از کارهایی که در برنامه های روزانه شما نوشته شده، دیگران هم دخیل هستند و این قسمت سخت ماجراست؛ چون شما نمی توانید زمان و چگونگی انجام کار آنها را کنترل کنید. ولی همیشه از خودتان سوال کنید: بهترین زمان برای درخواست از این شخص چه زمانی است؟ با توجه به این نکته، پس شما باید شناخت کافی از دیگران نیز داشته باشید و اینجاست که به جمله زیبای «سان تزو» در کتاب هنر جنگ می رسیم: «اگر خود را بشناسید و طرف مقابل را بشناسید، می توانید از نتیجه صدها نبرد هراس نداشته باشید.» نکته کلیدی در این مطلب این است که با احترام گذاشتن به زمان دیگران، بهره وری و کارآیی خود را افزایش خواهید داد.
4. برخورد مناسب با کارهایی که در مسیر شما وقفه ایجاد می کنند
شما به عنوان یک کارآفرین یا مدیر، حتما گاهی ناخواسته مجبور به کارهایی می شوید که در برنامه شما نبوده اند و باعث ایجاد وقفه ای در کارهای تان می شوند. چون نمی توانید آنها را نادیده بگیرید، پس باید بدانید برخی از این وقفه ها عبارتند از جلسات ناگهانی، اقدامات اضطراری و اورژانسی و ... این را یادتان باشد که زمان بندی درست، یعنی انجام اقداماتی برای ایجاد تعادل بین زمان و کارهای موجود؛ همان طور که در کار بازاریابی و فروش، یعنی ایجاد تعادل و توافق لازم بین نیاز بازار و زمان عرضه محصول یا خدمات، تا بتوانید به هدف مورد نظر دست پیدا کنید. این تکمیل کننده حلقه زمان بندی درست است که در این یادداشت به آن پرداخته ایم.
