یکی از مهم‌ترین اصولی که باید برای موفقیت به آن توجه کنیم، مدیریت زمان است و کارشناسان، برنامه‌ریزی صحیح و عملی را مهم‌ترین عامل در مدیریت زمان می‌دانند. اما چرا برنامه‌ریزی اینقدر مهم تلقی می‌شود؟ روشن است! یک برنامه مسنجم می‌تواند به شما کمک کند تا امورات شخصی و کاریتان را با موفقیت چشمگیری به سرانجام برسانید.
شاید برای کسانی که اولین بار است که می خواهند برنامه‌ریزی داشته باشند، کمی عمل کردن به آن سخت به نظر برسد و حتی شاید تصور کنند که بدون برنامه می‌توانند راحت‌تر زندگی کنند. هرگز چنین فکری نکنید! سختی این کار به مرور محو شده و تأثیرات چشمگیر آن به مرور برای شما نمایان خواهد شد. شک نکنید عدم برنامه‌ریزی صحیح، موجب بی‌نظمی و اختلال در مسیر زندگی شما خواهد شد و شما را دچار سردرگمی خواهد کرد. برنامه‌ریزی راهیست که اضطراب روزانه شما را به حداقل رسانده و می‌تواند شما را به آنچه می‌خواهید برساند.
افراد کمی هستند که برنامه‌ریزی موفقی را دنبال می‌کنند اما دلیل آن چیست؟ آیا دیگران فاقد توانایی در برنامه‌ریزی صحیح هستند؟پاسخ منفی است! دلیل موفقیت چنین افرادی در برنامه‌ریزی روزانه این است که آن ها برنامه‌ای واقعی و معقولانه بر اساس قواعد و اصول برنامه‌ریزی تنظیم می کنند. برعکس، افرادی که در برنامه ریزی ناموفق هستند، عموما برنامه ای غیرواقعی تنظیم می کنند که حتی خودشان هم از پس برنامه تدوین شده توسط خودشان بر نمی‌آیند و نمی‌توانند آن را دنبال کنند و همین امر موجب سرخوردگی و ناامیدی افراد از برنامه‌ریزی می‌شود.
آیا شما هم از آن دسته افرادی هستید که به دنبال راه مناسب برای برنامه‌ریزی صحیح هستند؟ نگران نباشید! ۷ قدم مهم در برنامه‌ریزی اصولی وجود دارد که به تفضیل به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
۱. از یک برنامه ریز و یا سررسید استفاده کنید.
برای برنامه‌ریزی نیاز به ابزار پیچیده‌ای نیست. شما می‌توانید از یک دفترچه یادداشت ساده تا یک سررسید و یا دفتر برنامه‌ریز بسته به نیازتان برای ثبت برنامه‌ها استفاده کنید. درصورت استفاده از سررسید، سعی کنید انواعی از آن را انتخاب کنید که فضای خالی کافی را برای نگارش برنامه روزانه شما داشته باشد. بسیاری از سررسیدهای موجود در بازار، جدول‌هایی برای برنامه ریزی ساعتی و یا روزانه را در خود جای داده‌اند که استفاده از آن ها نیز خالی از لطف نیست. در هر صورت این شمایید که می‌دانید چه ابزاری نیاز شما را رفع می‌کند.
امروزه به لطف تکنولوژی‌های گوناگون، برنامه‌ریزی نیز به صورت دیجیتالی قابل تنظیم است. انواع تلفن‌‌های همراه و لپ‌تاپ‌ها از تقویم‌های دیجیتالی بهره می‌برند که می‌تواند به راحتی با سایر دستگاه‌های الکترونیکی نیز همگام‌سازی شده و به شما کمک کنند هرزمانی و در هرمکانی به به برنامه خود دسترسی داشته باشید. همچنین نرم‌افزارهای زیادی چه در گوشی‌های هوشمند و چه در سیستم‌های مبتنی بر ویندوز، مک و غیره وجود دارند که می‌توانند به وسیله یادآورها و زمان سنج‌ها به کمک شما بیایند تا بتوانید برنامه‌ریزی موفقی را تجربه کنید.
بهتر است انواعی از تقویم‌های کاغذی و یا دیجیتالی را انتخاب کنید که فضای کافی برای یادداشت برداری را در خود جای داده باشد. وجود چنین فضایی به شما این امکان را می دهد که در پایان هرکار، چگونگی انجام آن را ذکر کنید و احساس خودتان را از به پایان رسیدن آن ابراز کنید. به عنوان مثال تجسم کنید که امروز به باشگاه رفته‌اید و برخلاف همیشه که ۴ مایل می‌دویدید، امروز۵ مایل دویده‌اید و از آن احساس خشنودی دارید. می‌توانید حس رضایت خود را در قسمت خالی برنامه خود بنویسید چرا که این کار به شما انگیزه‌ای مضاعف خواهد داد.
۲. کارهایتان را سازماندهی کنید.
از رنگ‌ها برای سازماندهی اموراتتان بهره بگیرید. فرقی نمی‌کند، چه در تقویم الکترونیکی و چه در تقویم کاغذی این کار امکان‌پذیر است. در تقویم‌های دیجیتالی می‌توانید کارها را با رنگ های گوناگونی ثبت کنید. به عنوان مثال تصور کنید می‌توانید برای امورات مربوط به محل کارتان رنگ قرمز، تکالیف دانشگاه رنگ زرد، و کارهای منزل رنگ سبز را انتخاب کنید. در سررسیدهای کاغذی می‌توانید از خودکارهایی با رنگ های متنوع و یا از ماژیک‌های رنگی برای های‌لایت کردن برنامه شخصیتان استفاده کنید.
سازماندهی کارها به وسیله رنگ‌های گوناگون مزایای زیادی دارد. این متد به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید چه کاری زمان شما را بیشتر می‌گیرد. مثلا ممکن است شما به برنامه روزانه‌تان مراجعه کنید و ببینید حجم زیادی از رنگ قرمز(محل کار) و سبز(منزل) وجود دارد و در عوض رنگ زرد(دانشگاه) به ندرت یافت می‌شود. این نشانه این است که شما وقت بیشتری برای تکالیف دانشگاهتان گذاشته‌اید. علم به این که تکالیف مربوط به دانشگاهتان با موفقیت رو به اتمام است، به شما انگیزه می‌دهد تا کارهای دیگرتان را پیش‌ببرید.
۳. برنامه‌هایتان را اولویت‌بندی کنید.
این که بتوانید کارهایتان را اولویت بندی کنید بسیار حائز اهمیت است. این که بدانید کدام کار باید زودتر و کدام کار باید دیرتر انجام شود، مزیت بسیار مهمی در برنامه‌ریزی محسوب می‌گردد. به عنوان مثال تصور کنید شما در طول هفته باید در سه کنفرانس حضور یابید، سه مقاله را نگارش کنید و یک آزمون را پشت سر بگذارید! اینجاست که اهمیت اولویت بندی بیش از پیش مشخص می‌شود.
با خود فکر کنید. کدام کار باید سریع‌تر انجام شود؟ کدام کار زمان‌بر تر از بقیه کارهاست؟ از بین کنفرانس، مقاله و آزمون کدام یک در نمره نهایی شما تأثیر بیشتری خواهد داشت؟
4-. اولویت‌هایتان را علامت‌گذاری کنید
به محض این که اولویت‌هایتان را شناختید، آن ها را در برنامه روزانه‌تان مشخص نمایید. می‌توانید این اولویت‌ها را با حروف الفبا و یا اعداد مشخص نمایید. فرض کنید برنامه شماره 1 باید فردا و برنامه شماره 2 باید هفته آینده دنبال شود.
۵. برای هر برنامه‌ای یک زمان مشخص در نظر بگیرید.
پیش‌بینی کنید هرکار چقدر ممکن است از زمان شما بکاهد؟ در برنامه روزانه تان باید زمان کافی برای به سرانجام رساندن کارها پیش‌بینی شده باشد. واقع‌بین باشید و زمان کافی را برای هرکاری در نظر بگیرید. در غیر این صورت، ممکن است از برنامهتان عقب بمانید، دچار سردرگمی شوید و حتی به طور کلی برنامه‌ریزی را کنار بگذارید.
ذکر این نکته لازم است که شما باید به موارد تأثیرگذار دیگر نیز در اتلاف وقتتان توجه داشته باشید. تصور کنید امروز می‌خواهید به کتابخانه بروید و فاصله منزل شما با کتابخانه 30 دقیقه است. این زمان باید در برنامه شما لحاظ شود.
۶. زمان اضافه برای برنامه تان در نظر بگیرید.
بیشتر افراد فکر می‌کنند اگر زمانی کمتر از زمان واقعی برای برنامه هایشان در نظر بگیرند، موفق می‌شوند کارهایشان را سریع تر به سرانجام برسانند. بدون شک این چنین تصوری کاملا غلط و غیرواقعی است. پیشنهاد ما این است که برای کارهایتان زمانی بیش از زمان پیش‌بینی شده در نظر بگیرید چرا که همیشه ممکن است امور گوناگونی حتی خارج از برنامه پیش بیاید و موجب اتلاف وقت شما شود. همچنین باید زمانی را جهت استراحت برای بعد از هر کار در نظر داشته باشید.
پیشنهاد می‌شود ۲۵% بیشتر از زمان پیش‌بینی شده توسط خودتان را برای کارها در نظر بگیرید. به عنوان مثال اگر برای کاری ۳۰ دقیقه زمان را بیش‌بینی کرده اید، در برنامه خود آن را ۴۵ دقیقه درج کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا از برنامه روزانه‌تان عقب نمانید.
۷. فضایی را در پایین برنامهتان خالی بگذارید.
در برنامه‌‌ریزهای الکترونیکی و یا کاغذی، فضایی خالی زیر برنامه‌های روزانه‌تان در نظر بگیرید چرا که ممکن است بخواهید بعدا کارهایی با اولویت‌های پایین‌‌تر را در آن جای دهید. همچنین ممکن است کارهایی در طول هفته برای شما پیش بیایند که لازم باشد آن را در برنامه هفتگی خود قراردهید.
۷ مرحله ذکر شده، مراحل طلایی برنامه‌ریزی هستند. امیدواریم شما نیز به کمک این نکات بتوانید برنامه‌ریزی موفقی را تجربه نمایید.
