قریب به هشت دهه است که ساز وکار ثبت و ضبط اسناد رسمی،بصورت سنتی و دستی در دفاتری خاص انجام می شود.
یکی از چالش های این ساز وکار به احتمال بروز برخی تخلفات و سوء استفاده های احتمالی و جعل اسناد و مدارک باز می گردد که هر از چند گاهی منجر به تحمیل هزینه های سنگین به افراد بزه دیده می شود.
اخیرا گام هایی برای الکترونیکی شدن فرایند ثبت و ضبط اطلاعات برداشته شده که البته با عنایت به نوپا بودن این ساز وکار،نواقص و مشکلاتی دراین خصوص مشاهده می شود که بعضا با انتقاد و گلایه ارباب رجوع همراه می شود،اما به تدریج،این نارسایی ها،مرتفع خواهد شد و در چنین بستری،اطمینان خاطر هر چه بیشتری در حوزه مذکور حاصل می شود که تامین کننده منافع بخش کثیری از عموم مردم خواهد بود.
*ضرورت تقویت زیر ساخت های ارتباطی در کشور
مصطفی حق گو،ساکن منطقه شهریار که تجربه مراجعه به یکی از دفاتر اسناد رسمی که بصورت الکترونیکی ارائه خدمات می کند را داشت،در گفت و گو با خبرنگار گروه اجتماعی باشگاه خبرنگاران جوان،عنوان کرد:یکی از اشکالات جدی این طرح به قطع سیستم و انسدادهای ارتباطی معطوف می شود که در برخی مواقع،روند پیگیری وانجام امور را با چالش هایی مواجه می سازد.
وی افزود:این موضوع نه تنها در دفاتر اسناد رسمی،بلکه در بخش های دیگر اداری نیز وجود دارد و صرفا به چنین مجموعه هایی منحصر و خلاصه نمی شود.
حق گو گفت:آنچه که به عنوان ضرورتی جدی باید مورد توجه نهادهای ذیربط قرار گیرد به لزوم ارتقای زیرساخت های ارتباطی در کشور معطوف می شود و در صورتی که نسبت به حصول این امر توجه جدی و کافی لحاظ نشود،ظهور وبروز انسدادهایی که با اتلاف وقت،هدر رفتِ انرژی و بعضا تحت الشعاع قرار گرفتن آرامش مراجعه کنندگان و کارمندان همراه می شود،دور از ذهن نخواهد بود.
*الکترونیکی شدن فرآیند ثبت اسناد به تغییر ساختاری دفاتر اسناد رسمی منتهی می شود؟
در حال حاضر در چارت و ساخت اداری تعریف شده دفاتر اسناد رسمی،مراتبی همچون سر دفتر،دفتر دار و دفتر یار و...تعریف شده که توسعه الکترونیکی شدن ثبت اسناد رسمی،فعالیت چنین پُست های تعریف شده ای را با ابهاماتی مواجه می سازد.
حمیده رستم آبادی،یکی از سردفتر داران فعال در استان البرز در گفت و گو با خبرنگار گروه اجتماعی باشگاه خبرنگاران جوان،با اشاره به مطلب فوق،عنوان کرد:به هر حال عده بسیاری در طول سالیان گذشته با گذراندن دوره های علمی و تجربی در چنین دفاتری مشغول به فعالیت هستند،که طبیعتا در صورت الکترونیکی شدن ارائه خدمات در دفاتر اسناد رسمی،ضرورتی برای مواردی همچون حق التحریر و پست هایی مانند دفتر یار،دفتر دار و ... احساس نخواهد شد زیرا به احتمال بسیار زیاد تمامی این خدمات و وظایف محوله،بصورت الکترونیکی و توسط رایانه و یک کاربر عملیاتی خواهد شد.
وی افزود:با عنایت به نو پا بودن چنین طرحی،هنوز نمی توان با قاطعیت در خصوص چنین مَراتِب و مراحلی در دفاتر اسناد رسمی اظهار نظر کرد،اما امید آن می رود پیش از اجرای چنین طرح هایی ،موارد مذکور تعیین تکلیف شود.
* فرآیند ثبت اسناد رسمی بصورت الکترونیکی،لازم،ضروری و تسهیل کننده است
مهیار فتح آبادی،کارشناس و دانش آموخته رشته حقوق در گفت و گو با خبرنگار گروه اجتماعی باشگاه خبرنگاران جوان،معتقد است:الکترونیکی شدن خدمات مذکور به معنای حذف و یا انتقال نقش ها و مراتب تعریف شده در ساز و کار و ساختار دفاتر اسناد رسمی نخواهد بود،زیرا اصل فعالیت ها به قوت خود باقی است و تنها شیوه های نوین جایگزین شیوه های سنتی می شود که به هر حال،اجرایی شدن آن مستلزم تامین نیروی انسانیِ آگاه به فرایند و ضوابط و چارچوب های تعیین شده برای ارائه خدمات و انجام وظایف محوله در دفاتر مذکور خواهد بود.
وی در تشریح مزایای چنین طرح هایی گفت:اساسا ارائه خدمات الکترونیکی در تمامی حوزه ها در مقایسه با شیوه های سنتی منطقی و سازنده به نظر می رسد زیرا در هزینه،زمان و انرژی صرفه جویی قابل توجهی می شود و امکان سوء استفاده های احتمالی را توسط افرادی که زمینه لغزش در آنها وجود دارد به حداقل ممکن می رساند.
فتح آبادی عنوان کرد:به هر ترتیب دیکته نانوشته غلط ندارد و برای رفع معایب و نواقص احتمالی این طرح در ابتدا باید اقدامات لازم و مقتضی لحاظ شود و پس از آن در حِینِ اجرایی شدن کار،موارد و نقایص احتمالی خود را نشان می دهد که می توان نسبت به رفع و مدیریت آن ا قدام کرد.
دانش آموخته رشته حقوق در خاتمه یادآور شد:ارائه خدمات الکترونیکی،اصلی پذیرفته شده در دنیا است و امروزه بخش قابل توجهی از دولت ها و جوامع در این جهت گام برداشته اند که امید آن می رود در آینده با تقویت هر چه بیشتر این خدمات،در حوزه ها و عرصه های دیگر نیز،دولت الکترونیکی به معنای واقعی کلمه،عملیاتی و اجرایی شود که محاسن آن برای تمامی بخش های دولتی،غیر دولتی و عموم مردم برجسته موثر و کارآمد خواهد بود.
