یکی از شرایطی که قطعا بسیاری از مدیران روابط عمومی آن را تجربه کرده‌اند، زمانی است که مدیر عامل یا یکی از تیم‌های مجموعه می‌خواهند در مورد یک ایده یا کمپین جدید با شما صحبت کنند.
فارغ از اینکه چنین ایده‌ای شما را هیجان‌زده، خوشحال یا حتی نگران کند، باید پوشش رسانه‌ای لازم را فراهم کرده و همانند تمام مدیران روابط عمومی حرفه‌ای و متخصصان Press Release وظیفه خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید.
طبیعتا ممکن است مدیران یا مشتریان اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهند که از نظر فنی با آنها آشنا نباشید؛ ولی اگر مطالب جهتی مشخص یا داستانی بالقوه نداشته باشند و جزئیات آنها برای اهالی رسانه مشخص نباشد، چه باید کرد؟ در این شرایط، احتمالا بهترین کار این باشد که مخاطب یا مدیرعامل خود را با مواردی آشنا کنید که برای رسانه‌های خبری و متخصصان تولید محتوا مهم است.
در کنار مطالب فنی، آنها باید اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهند که روزنامه‌نگاران دوست داشته باشند در مورد آنها بنویسند یا برای نشریه‌ها جذاب باشد. وظیفه شما نیز تحقیق پیرامون موضوع مورد نظر و تهیه لیستی از تولیدکننده‌های محتوا است که زمینه فعالیت آنها شامل پروژه شما نیز می‌شود.
در ادامه، چندین پرسش جذاب و البته مهم را مطرح می‌کنیم که می‌توانند رسانه‌ها را برای صحبت در مورد ایده‌های شما ترغیب کنند. شما باید این سوالات را حداقل هر دو ماه یک‌بار، به صورت تلفنی یا حضوری از مدیران خود بپرسید.
سوالات مهمی که مدیران روابط عمومی باید در گفتگوی خود مطرح کنند
وضعیت کسب‌وکار شما به چه صورت است؟
طرح این سوال می‌تواند شروع خوبی برای گفتگو باشد؛ پس از آن، مثل یک روزنامه‌نگار فکر کنید. با درک اینکه رسانه ها به دنبال چه چیزی هستند، سوالات جزئی‌تر را مطرح کنید. در پایین، برخی از این موارد را بیان کرده‌ایم.
آیا اخیرا کسی را استخدام کرده‌اید؟
بسیاری از مردم دوست دارند بدانند که چه کسی کجا کار می‌کند و چه زمانی افراد اثرگذار در صنعت‌های مختلف به شرکت‌های دیگر ملحق می‌شوند. این موضوع خصوصا برای پوشش خبری مهم است. مطمئن شوید نشریه‌هایی را که اخبار مربوط به جابجایی افراد مهم را منتشر می‌کنند، می‌شناسید. افزون بر این، سعی کنید با جزئیات فعالیت این رسانه‌ها نیز آشنا شوید زیرا برخی از آنها فقط در مورد افراد ارشد صحبت می‌کنند.
آیا به تازگی در قراردادها پیروز بوده‌اید؟
خواننده‌های برخی نشریه ها می‌خواهند بدانند که کدام کسب‌وکارها با چه شرکت‌ها و تامین‌کننده‌هایی همکاری دارند. صحبت در مورد این ارتباطات می‌تواند راهی عالی برای معرفی خدمات و فعالیت‌ها در رسانه‌های مختلف باشد.
برنامهای برای راه‌اندازی سرویس‌های جدید دارید؟
این سوال نشان‌دهنده شکافی مشخص در بازار است که باید پر شود. سعی کنید با مطرح کردن سوالات در قالبی داستانی، در مورد این شکاف بحث کنید؛ اینکه چرا به وجود آمده و چرا باید پر شود.
چه برنامهای برای رشد و توسعه فعالیت‌های شرکت دارید؟ آیا آنها شامل استخدام نیروهای جدید هم می‌شوند؟
رسانه‌های محلی عاشق این دست سوال‌ها هستند! برای جلب توجه بیشتر نیز می‌توانید در مورد این بپرسید که آیا برنامه‌های شرکت مورد نظر به ایجاد اشتغال در شهر شما منتهی خواهد شد یا نه.
کسب‌وکار شما از نظر مالی چه وضعیتی دارد؟ آیا آمار خوبی دارید که بتوان در مورد آنها صحبت کرد؟
اگر گفتگوی شما واقعا مثبت بود، بد نیست از کسب‌وکار مورد نظر در رابطه با عملکرد مالی آنها و اینکه اخیرا به رکوردی جدید دست پیدا کرده‌اند یا نه نیز سوالاتی را مطرح کنید. اگر اطلاعاتی که آنها در اختیار شما قرار می‌دهند با چارت‌های ساده یا برخی نمودارها همراه باشد، شانس شما برای پوشش اخبار توسط رسانه‌ها افزایش پیدا خواهد کرد.
آیا شما یا تیم‌تان مشکلات حوزه فعالیت‌تان را شناسایی کرده‌اید؟
این حالت دیگری از سوال سوم است که بالاتر مطرح کردیم. هنگام پرسیدن این سوال‌ها، مدیران را تشویق کنید که از سایر مدیران نیز برای پاسخ دادن کمک بگیرند. کارمندان معمولا اطلاعات درون‌سازمانی دارند؛ به همین جهت مهم است که رابطه خوبی با آنها برقرار کنید.
اطلاعات جذابی دارید که بخواهید با سایرین به اشتراک بگذارید؟
این هم یک حالت دیگر از سوال پنجم است. اگر کارمندان گزارشی در رابطه با شرکت یا اطلاعاتی در مورد فروش دارند که می‌توانند در اختیارتان قرار دهند، از آنها استقبال کنید. این روزها صحبت در مورد داده‌ها محبوب‌تر از همیشه شده‌اند. همیشه در اطلاعات و اعداد، داستانی نهفته است که کسی باید آنها را تحلیل و روایت کند.
کارمندان شما مایل هستند که در مورد فعالیت‌های روابط عمومی به نام آنها نیز اشاره شود؟
ژورنالیست‌های خبره و فعالان حوزه PR همیشه سعی می‌کنند که مطالب را فقط از زبان یک منبع نقل‌وقول نکنند؛ پس تنوع در انتخاب افرادی که می‌خواهید با آنها صحبت کنید را حتما در نظر داشته باشید.
رپورتاژ خبر ویرلن
