دیدارهای دیپلماتیک و مهمانی و ضیافت‌های شام و ناهار مقامات عالی رتبه از قوانین و تشریفات ویژه‌ای پیروی می‌کنند که عدم رعایت هر کدام از آن‌ها نوعی بی احترامی و توهین به مقامات سیاسی کشور‌های مهمان تلقی می‌شود.
ارسال دعوتنامه، پوشش و انتخاب لباس، نشستن در مقابل مهمان، سِرو غذا و نوشیدنی و نحوه مصرف آن‌ها همگی نیازمند رعایت آداب خاصی است.
در این گزارش به تعدادی از نکات تشریفات و پروتکل‌های بین المللی در پذیرایی از مهمانان خارجی اشاره شده است.
دعوتنامه
دعوتنامه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در صورتی که یک مقام بدون دعوتنامه در مراسمی شرکت کند نمی‌تواند توقع رعایت همه پروتکل‌ها برایش را داشته باشد.
دعوتنامه باید رسمی باشد و سربرگ و مهر ویژه میزبان را داشته باشد. به عنوان مثال، اگر رئیس آژانس امنیت ملی میزبان است باید در دعوتنامه نام و علامت آن سازمان درج شده باشد. علاوه بر این، در دعوتنامه، نکات مورد نظر برای راهنمایی مهمان ذکر شده است. در برخی از دعوتنامه‌ها علاوه بر تاریخ و ساعت برگزاری به کُد لباس [اینکه چه سبک لباسی پوشیده شود]نیز اشاره می‌شود.
در برخی از دعوتنامه‌ها در خواست شده در صورت شرکت، آن را پیش از برگزاری مراسم اعلام کنند و به ساعت ورود خود اشاره کنند.
لباس و پوشش
با توجه به نوع مراسم و زمان آن پوشش برای مهمانان زن و مرد متفاوت است. در جلسات رسمی که با هدف گفتگو و مذاکره برگزار می‌شود بهتر است از کت و شلوار تیره رنگ استفاده شود. رنگ سورمه‌ای گزینه‌ای مناسب مخصوصا برای آقایان است. بانوان نیز از رنگ‌های معتدل مانند خاکستری و آبی روشن استفاده می‌کنند. البته رنگ‌های تیره برای آن‌ها نیز بلامانع است.
برای مهمانی‌های شام و گپ و گفت‌های مختصر نیز کُد لباس فرق دارد. در مهمانی‌های شام معمولا از پوشش رسمی تری استفاده می‌شود.
همچنین لباس مراسم‌هایی که بعد از ساعت ۶ بعد از ظهر برگزار می‌شود باید تیره‌تر باشد.
پوشیدن لباس‌های ورزشی و خانگی به هیچ عنوان قابل قبول نیست.
همچنین بانوان باید از آرایش غلیظ خودداری کنند؛ عطر‌های تند ممنوع است. پوشیدن کفش با پاشنه بسیار بلند پذیرفتنی نیست و جوراب جزء اصلی پوشش آن‌ها باید باشد.
حضور در مراسم
پس از ورود به سالن، گوشی‌های تلفن همراه در حالت «سکوت» باید قرار بگیرند. پس از احوالپرسی با میزبان، افراد آشنا با دست دادن به استقبال هم می‌روند. در آغوش کشیدن جایز نیست. همچنین دست دادن و دیدار باید از افراد عالی رتبه آغاز شود.
دست دادن از پشت میز وجهه مناسبی ندارد و نوعی توهین تلقی می‌شود.
مقامات در سالن باید روی صندلی که اسم شان درج شده است بنشینند. لم دادن به صندلی جایز نیست.
در دیدارهای دو نفره، هر مقام باید روی صندلی بنشیند که پرچم آن کشور پشت آن قرار دارد. انداختن پا‌ها روی هم جایز نیست و در صورتی که پا روی هم انداخته شود بهتر است کف پا به سمت مهمان نباشد.
غذا و نوشیدنی
خوردن و آشامیدن نیز در دیدارهای رسمی دیپلماتیک آداب خود را دارد. پیش از آنکه میزبان اظهاراتش به پایان نرسیده نباید دست به غذا برد. سرو نوشیدنی‌های الکلی ممنوع است. لیوان را باید از پایه آن نگه داشت و لیوان را در کل دست جای نداد. غذا خوردن با دست جایز نیست. از هر قاشق و چنگال متناسب با نوع خوراک استفاده می‌شود. به عنوان مثال برای دسر از قاشق بزرگ استفاده نمی‌شود. پس از مصرف غذا دستمال استفاده شده را باید تا کرد.
پایان مراسم
در پایان مراسم بایداز میزبان تشکر کرد و بدون تعجیل مکان را ترک کرد.
