برای اینکه مطمئن باشید سفر آرامی در پیش خواهید داشت، ضروری است که با قوانین و نکات مربوط به رزرو و تحویل اتاق هتل آشنا شوید. هنگام رزرو اقامتگاه، عدم آشنایی با چند نکته اساسی می‌تواند منجر به مشکلاتی در سفر شود. بنابراین، ما در این مقاله، نکاتی را که در زمان رزرواسیون هتل و تحویل اتاق باید به آنها توجه کنید را بررسی کرده‌ایم. بیایید به جزئیات رزرو و تحویل اتاق بپردازیم تا دیگر مشکلاتی به دلیل ناآشنایی با قوانین برایتان پیش نیاید.
چه کسی اتاق را تحویل می‌دهد؟
یکی از جنبه‌های مهم رزرو هتل این است که چه کسی مسئول تحویل اتاق است. در هتل‌های خارجی و برخی هتل‌های لوکس داخلی، این وظیفه معمولاً توسط یک فردی به نام «بل بوی» (bellboy) انجام می‌شود. این فرد جدا از سایر وظایف خود، در جابه‌جایی چمدان شما کمک می‌کند، آن را به اتاق شما می‌آورد و رسماً به شما تحویل می‌دهد. پس از تحویل وسایل شما، او ممکن است امکانات اتاق شما را توضیح دهد و یک نمای کلی از امکانات هتل ارائه دهد.
در برخی از هتل‌های سطح بالا، «بل کاپیتان» مسئولیت تحویل اتاق و توضیح امکانات را به عهده می‌گیرد. همچنین در اکثر کشورها انعام دادن به بل بوی مرسوم است و یک حرکت خوب در نظر گرفته می‌شود. برای داشتن یک تجربه بی‌نظیر، هنگام رزرو اتاق خود، بخصوص در کشورهای خارجی، مقداری انعام برای بل بوی در نظر بگیرید.
در هتل‌های سطح پایین نیز، تنها کلید اتاق تحویل مسافر داده می‌شود و خود مسافر مسئول حمل چمدان به سمت اتاقش است.
نکات کلیدی که در هنگام ورود به هتل باید به خاطر بسپارید
ناآشنایی با برخی نکات و قوانین هنگام رزرو هتل، ممکن است مشکلات بزرگی را پدید آورد، بخصوص اگر در یک کشور خارجی هتل رزرو کرده باشید. برای جلوگیری از مشکلات در طول اقامت یا پس از خروج از هتل، چندین نکته مهم وجود دارد که باید رعایت کنید:
1. فرم پذیرش را پر کنید
قبل از دسترسی به اتاق خود، باید فرم ثبت نام را با اطلاعات شخصی خود تکمیل کنید. همچنین بسیار مهم است که بررسی کنید که جزئیات اتاق با اطلاعاتی که هنگام رزرو درج شده بود، مطابقت دارد، زیرا ممکن است اشتباهاتی رخ دهد. حتماً مدارک شناسایی خود را همراه داشته باشید، مدارکی مثل شناسنامه، کارت ملی و گذرنامه برای هتل‌های خارجی، اغلب در بدو ورود از مسافر اخذ، اسکن و چک می‌شوند.
2. بررسی امنیت اتاق
در گذشته، کلیدهای فیزیکی به مسافران هنگام تحویل اتاق تحویل داده می‌شد، اما امروزه بیشتر هتل‌ها به‌ویژه هتل‌های لوکس از کارت‌های الکترونیکی استفاده می‌کنند. پس از ورود به اتاق خود، مطمئن شوید که درب به درستی قفل شده است و امکانات امنیتی اتاق را بررسی کنید. در صورت مشاهده هرگونه مشکل، فوراً آن را به کارکنان هتل گزارش دهید.
3. خدمات و امکانات بهداشتی را تأیید کنید
بررسی کنید که امکانات و خدمات موجود در اتاق شما با آنچه در طول فرایند رزرو وعده داده شده است، مطابقت داشته باشد. امکانات انواع اتاق‌ها ممکن است به طور قابل توجهی متفاوت باشد. به‌عنوان مثال، اتاق‌های تویین دارای دو تخت یک نفره هستند، در حالی که اتاق‌های دو نفره دارای یک تخت دونفره هستند. همچنین هنگام ورود حتماً پنجره‌ها را باز کنید تا بوی محصولات تمیزکننده از آن خارج شود.
گزارش مشکلات اتاق
اگر در طول اقامت خود با مشکلی مواجه شدید، مهم است که فوراً مشکل خود را به رسپشن هتل اطلاع دهید. گزارش نکردن مشکلات، ممکن است هنگام بررسی اتاق، هزینه‌‌هایی را به‌عنوان خسارات در پی داشته باشد. علاوه بر این، اگر امکانات ضروری در اتاق شما وجود ندارد، می‌توانید برای خدماتی که هنگام رزرو در شرایط هتل بوده اما حین اقامت آن را دریافت نکردید، درخواست غرامت کنید.
مهم‌ترین نکات هنگام چک اوت اتاق
همان‌طور که مراحل مهمی هنگام ورود به هتل یا چک این وجود دارد، نکات مهم دیگری نیز وجود دارد که هنگام خروج یا چک اوت باید در نظر گرفته شود تا بتوانید فرایند چک اوت را به‌راحتی سپری کنید و مشکلی نداشته باشید.
یک‌زمان معین برای جمع‌آوری وسایل خود در نظر بگیرید: حداقل نیم ساعت برای جمع‌آوری وسایل خود وقت بگذارید. فراموش نکنید که سرویس‌های بهداشتی را چک کنید که وسایلی مانند سشوار یا شارژر را جا نگذاشته باشید.
بازرسی اتاق: مسئول اتاق قبل از اینکه اتاق را تحویل دهید، آن را چک می‌کند تا مطمئن شود که آسیبی به اتاق نرسیده است. در صورت آسیب دیدن اثاثیه یا امکانات رفاهی در طول اقامتتان، هزینه‌ها به عهده شماست.
اختصاص یک زمان معین برای خروج: برای هر دو فرایند چک این و چک اوت، حداقل نیم ساعت برنامه‌ریزی کنید. اگر رزرو شما شامل وعده‌های غذایی نبود و اقلامی را از رستوران هتل خریداری کرده‌اید، هزینه آن را در هنگام تسویه حساب پرداخت کنید، البته برخی از رستوران‌های هتل، هزینه وعده‌های غذایی را همان زمان که از آنها خرید کنید، دریافت می‌کنند.
بررسی هزینه‌ها: پس از ارزیابی، هر گونه هزینه اضافی بیشتر از هزینه رزرو، برای شما شرح داده می‌شود. این هزینه‌ها را قبل از پرداخت به‌دقت بررسی کنید.
زمان‌های معمول برای تحویل اتاق
قبل از توضیح زمان تحویل اتاق، آشنایی با دو اصطلاح کلیدی رایج در رزرو هتل ضروری است: چک این (تحویل اتاق به شما در بدو ورود) و چک اوت (تحویل اتاق به هتلدار هنگام خروج).
زمان معمول ورود ساعت ۱۴:۰۰ و خروج در ساعت ۱۲:۰۰ است، اگرچه این زمان‌ها ممکن است بسته به هتل متفاوت باشد. قبل از چک این حتماً زمان‌های مشخص‌شده در هتل انتخابی خود چک کنید.
اگر قصد دارید ساعت ۱۴:۰۰ اتاق را تحویل بگیرید، بر اساس این زمان، برای خرید بلیط و سایر موارد سفر برنامه‌ریزی کنید. اگر دیرتر وارد هتل شوید، همچنان می‌توانید اتاق خود را تحویل بگیرید، اما به‌هرحال قبل از ساعت ۱۴:۰۰ نمی‌توانید به اتاق خود دسترسی داشته باشید. فرایند چک اوت باید تا ساعت ۱۲:۰۰ انجام شود و اگر بخواهید اقامت خود را تمدید کنید، باید هزینه آن را بپردازید. زمان بین ۱۲:۰۰ تا ۱۴:۰۰ برای تمیزکردن و آماده‌سازی اتاق برای مهمانان بعدی در نظر گرفته شده است.
کلام آخر
وقتی صحبت از رزرو هتل‌های مختلف به میان می‌آید، توجه به جزئیات برای جلوگیری از بروز مشکلات و پرداخت عوارض بسیار مهم است. بسیاری از مسافرانی که از این نکات غافل می‌شوند، ممکن است مراحل مهمی را در حین چک این و چک اوت نادیده بگیرند. پس از بررسی فرایند تحویل و تخلیه اتاق، ضروری است که جزئیات رزرو خود را در مورد تعداد روزهای اقامت، خدمات و نوع اتاق بررسی کنید تا از بروز مشکلات در طول سفر خود جلوگیری شود. در صورت مشاهده هرگونه مغایرت با خدمات وعده داده شده، حتماً بلافاصله به پذیرش هتل اطلاع دهید.
