سازمان حج و زیارت درباره پیش ثبت نام عتبات نوروزی اطلاعیه‌ای صادر کرد که متن آن به شرح ذیل است:
سازمان حج و زیارت در جهت ایجاد رفاه و سهولت بیشتر و به منظور پیشگیری از ازدحام علاقمندان تشرف به سفر زیارتی عتبات مقدسه در دفاتر خدمات زیارتی، اقدام به ایجاد سامانه پیش ثبت‌نام اینترنتی عتبات عالیات در ایام نوروز کرده است.
متقاضیان محترم تشرف به عتبات عالیات که مایل به تشرف در دوره ۲۴ اسفند ماه ۹۷ لغایت ۸ اردیبهشت ماه ۹۸ هستند، با رعایت موارد مشروحه ذیل و با تکمیل فرم مربوطه در سایت سازمان حج و زیارت می‌توانند برای خود و همراهانشان پیش ثبت‌نام کنند.
زمان اعلام نتایج قرعه کشی متعاقباً اعلام و نتایج آن بر روی سایت پیش ثبت نام قابل رویت خواهد بود.
متقاضیان محترم می‌توانند به یکی از دو روش ذیل نسبت به پیش ثبت نام عتبات عالیات اقدام کنند:
الف- پیش ثبت نام گروهی، از ۱ تا ۷ نفره (ثبت نام در این روش حداقل ۱ نفر و حداکثر تا ۱۰ نفر است)
ب- پیش ثبت نام گروهی، فقط ۳۵ نفره (ثبت نام در این روش می‌بایست حتماً ۳۵ نفر کامل باشد)
قابل توجه است فقط افرادی که مبادرت به ثبت نام ۳۵ نفره می‌کنند، در صورتی که تعدادی از آن‌ها منصرف یا از گروه خارج شوند (گروه جدید تشکیل دهند) و تعداد نفرات گروه به کمتر از ۲۵ نفر تقلیل یابد؛ گروه قبلی حذف و در قرعه کشی شرکت داده نخواهد شد.
همچنین فقط ۱۵ درصد ظرفیت اعزام مختص اعزام‌های گروهی (گروه‌های ۳۵ نفره) است، لذا پیشنهاد می‌شود برای آن که از امکان بیشتری برای تشرف بهره‌مند شوید، در گروه‌های حداکثر تا ۷ نفره ثبت نام کنید.
تذکرات مهم
۱- هر گروه از یک سرگروه و افراد زیر گروه وی (همراهان) تشکیل می‌شود که لازم است مشخصات کامل سرگروه و اطلاعات اولیه همراهان (کد ملی، نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد) به صورت صحیح در فرم پیش ثبت‌نام سایت درج شود.
۲- هر نفر فقط یکبار و در یک گروه می‌تواند (به عنوان سرگروه یا همراه) پیش ثبت‌نام کند و چنانچه به هر دلیلی هر یک از افراد پیش ثبت نام شده (سرگروه یا همراهان) پس از ثبت نام و دریافت کد رهگیری، خواستار ثبت نام با گروه جدید یا جابجائی اسامی گروه خود باشد، می‌تواند نسبت به ثبت نام مجدد اقدام و کد رهگیری جدید دریافت نماید که در این صورت اطلاعات ثبت نامی در گروه قبلی حذف خواهد شد.
۳- کدملی و مشخصات کلی متقاضیان تشرف با اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبیق و در صورت مغایرت، اطلاعات موجود در پایگاه ثبت‌احوال کشور مبنای عمل خواهد بود، لذا در ثبت کد ملی دقت مضاعف به عمل آورید.
۴- تاریخ تولد افراد باید به صورت کامل روز، ماه و سال (بصورت چهار رقمی) در فرم درج شود.
۵- کدملی همه افراد ده رقمی بوده و باید کلیه ارقام (صفر‌های سمت چپ) آن بطور کامل در فرم ثبت شود.
۶- پس از تکمیل فرم و ثبت آن، اطلاعات دریافتی جهت کنترل نمایش داده می‌شود، اطلاعات نمایش داده شده را به دقت کنترل و در صورت صحت، گزینه تأیید را انتخاب و نسبت به قطعی کردن پیش ثبت‌نام خود اقدام کنید.
چنانچه اطلاعات نمایش داده شده صحیح نیست با انتخاب گزینه بازگشت و اصلاح مجدد نسبت به رفع مغایرت‌ها اقدام کنید.
۷- پس از قطعی کردن پیش ثبت‌نام، سیستم یک شماره رهگیری به گروه تخصیص می‌دهد، این شماره را یادداشت کرده و برای پیگیری‌های بعدی نزد خود نگهداری کنید.
۸- باتوجه به اعلام اسامی افراد پذیرفته شده جهت ثبت نام در کاروان‌ها از طریق سیستم ارسال پیام کوتاه، ثبت شماره تلفن همراه سرگروه (یا یکی از نزدیکان وی) در فرم پیش ثبت‌نام الزامی است.
۹- در صورتی که تعداد افراد پیش ثبت‌نام شده از ظرفیت اعزام در ماه‌های اعلام شده در استان‌های مختلف بیشتر باشد، اولویت تشرف گروه‌ها براساس قرعه تعیین و از طریق همین سایت به آن‌ها اعلام می‌شود.
۱۰- قرعه کشی و اعزام افراد پذیرفته شده از استان محل سکونت سرگروه (قید شده در سیستم) صورت خواهد گرفت؛ لذا استان و شهر محل سکونت را با دقت از فهرست مربوطه انتخاب کنید.
۱۱- پس از اتمام مهلت پیش ثبت نام (جمعه ۱۲ بهمن ماه) امکان تغییر نام و مشخصات افراد ثبت نام شده میسر نخواهد بود.
۱۲- داشتن گذرنامه با اعتبار حداقل ۶ ماه تا تاریخ اعزام ضروری است.
۱۳- فقط افراد پذیرفته شده در قرعه کشی دارای الویت اعزام بوده و انتقال یا جایگزینی، میسر نیست.
