در متن اطلاعیه پیش ثبت نام عتبات این سازمان آمده است: با عنایت به برنامه ریزی های انجام شده برای ثبت نام گروه های اعزامی عتبات عالیات مربوط به بازه زمانی ۱۳ شهریور لغایت ۱۵ آبان ۱۳۹۵ (ایام عرفه، محرم و دهه اول ماه صفر) به اطلاع می رساند:
۱) در این دوره متقاضیان تشرف قبل از ثبت نام در کاروانها در مهلت مقرر در سامانه پیش ثبت نام عتبات عالیات به آدرس www.atabat.haj.ir نام نویسی و کدرهگیری دریافت خواهند نمود.
۲) شروع پیش ثبت نام از ساعت ۹ صبح روز سه شنبه پنجم مرداد لغایت ساعت ۱۶ روز جمعه پانزدهم مرداد ۱۳۹۵ خواهد بود.
۳) روز یکشنبه ۱۷ مردادماه قرعه کشی بین متقاضیان انجام و نتیجه آن روز دوشنبه ۱۸ مرداد بر روی سامانه پیش ثبت نام عتبات عالیات قرار خواهد گرفت که متقاضیان می توانند با مراجعه به سایت مذکور از نتیجه و زمان ثبت نام در کاروانها مطلع گردند.
«به جهت آشنایی کامل با مراحل و روش ثبت نام خواهشمند است حتماً موارد ذیل را مطالعه و سپس نسبت به انجام پیش ثبت نام اقدام کنید».
متقاضیان می توانند به یکی از دو روش ذیل نسبت به پیش ثبت نام عتبات عالیات اقدام نمایند:
الف- پیش ثبت نام گروهی، از ۱ تا ۷ نفره (ثبت نام در این روش حداقل ۱ نفر و حداکثر تا ۷ نفر می باشد)
ب- پیش ثبت نام گروهی، فقط ۳۵ نفره (ثبت نام در این روش می بایست حتماً ۳۵ نفر کامل باشد)
توجه مهم: افرادی که مبادرت به ثبت نام ۳۵ نفره می نمایند درصورتیکه تعدادی از آنها منصرف یا از آن گروه خارج شوند(گروه جدید تشکیل دهند) و عدد گروه به کمتر از ۲۵ نفر تقلیل یابد؛ گروه اولیه حذف شده و در قرعه کشی شرکت داده نخواهد شد.
توجه: فقط ۱۵درصد ظرفیت اعزام مختص اعزام های گروهی (گروههای ۳۵ نفره) می باشد، لذا پیشنهاد می شود برای آنکه از امکان بیشتری برای تشرف بهره مند شوید، در گروههای حداکثر تا ۷ نفره ثبت نام فرمائید.
تذکرات مهم
۱- هر گروه از یک سرگروه و افراد زیر گروه وی (همراهان) تشکیل می‌شود که لازم است مشخصات کامل سرگروه و اطلاعات اولیه همراهان(کد ملی ، نام و نام خانوادگی ، شماره شناسنامه ، تاریخ تولد) به صورت صحیح در فرم پیش ثبت‌نام سایت درج گردد.
۲- هر نفر فقط یکبار و در یک گروه می تواند (بعنوان سرگروه یا همراه) پیش ثبت‌نام نماید و چنانچه به هر دلیلی هر یک از افراد پیش ثبت نام شده (سرگروه یا همراهان) پس از ثبت نام و دریافت کد رهگیری، خواستار ثبت نام با گروه جدید یا جابجائی اسامی گروه خود باشد می تواند نسبت به ثبت نام مجدد اقدام و کد رهگیری جدید دریافت نماید که در این صورت اطلاعات ثبت نامی در گروه قبلی حذف خواهد شد.
۳- کدملی و مشخصات کلی متقاضیان تشرف با اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبیق و در صورت مغایرت، اطلاعات موجود در پایگاه ثبت‌احوال کشور مبنای عمل خواهد بود، لذا در ثبت کد ملی دقت مضاعف به عمل آورید.
۴- پس از اتمام مهلت پیش ثبت نام (جمعه ۱۵ مردادماه) امکان تغییر نام و مشخصات افراد ثبت نام شده میسر نمی باشد.
۵- باتوجه به اعلام اسامی افراد پذیرفته شده جهت ثبت نام در کاروانها از طریق سیستم ارسال پیام کوتاه، ثبت شماره تلفن همراه سرگروه (یا یکی از نزدیکان وی) در فرم پیش ثبت‌نام الزامی است.
۶- در صورتیکه تعداد افراد پیش ثبت‌نام شده از ظرفیت اعزام در ماه‌های اعلام شده در استان‌های مختلف بیشتر باشد، اولویت تشرف گروه‌ها براساس قرعه تعیین و از طریق همین سایت به آنها اعلام می گردد و افراد مازاد بر ظرفیت حذف خواهند شد.
۷- قرعه کشی و اعزام افراد پذیرفته شده از استان محل سکونت سرگروه (قید شده در سیستم) صورت خواهد گرفت. لذا، استان و شهر محل سکونت را با دقت از فهرست مربوطه انتخاب نمائید.
۸- تاریخ تولد افراد باید به صورت کامل روز، ماه و سال (بصورت چهار رقمی) در فرم درج شود.
۹- کدملی همه افراد ده رقمی بوده و باید کلیه ارقام (صفرهای سمت چپ) آن بطور کامل در فرم ثبت شود.
۱۰- پس از تکمیل فرم و ثبت آن ، اطلاعات دریافتی جهت کنترل نمایش داده می‌شود، اطلاعات نمایش داده شده را به دقت کنترل و در صورت صحت، گزینه تأیید را انتخاب و نسبت به قطعی نمودن پیش ثبت‌نام خود اقدام نمائید. چنانچه اطلاعات نمایش داده شده صحیح نیست با انتخاب گزینه بازگشت و اصلاح مجدد نسبت به رفع مغایرتها اقدام نمائید.
۱۱- پس از قطعی نمودن پیش ثبت‌نام، سیستم یک شماره رهگیری به گروه تخصیص می دهد که این شماره را یادداشت نموده و برای پیگیری های بعدی نزد خود نگهداری خواهید فرمود.
۱۲- داشتن گذرنامه با اعتبار حداقل ۴ ماه از تاریخ اعزام ضروری است ضمناً فرزندان بالای ۱۷ سال نیاز به گذرنامه مستقل دارند.
۱۳- فقط افراد پذیرفته شده در قرعه کشی دارای الویت اعزام بوده و انتقال یا جایگزینی، میسر نمی باشد.
