کاربرد دستگاه انگشت‌زنی حضور غیاب در محیط‌های اداری و شرکتی بیشتر است. بیشتر مدیران در تمام محیط‌های کار و اداره‌ها، دغدغه حضور و غیاب و ساعت‌زنی کارکنان مجموعه خود را دارند، اما باید امکانات حضور و غیاب را متناسب با بودجه و نیازهای مجموعه خود تعیین کنند.
نسخه مشابهی از این دستگاه‌ها برای تمام مجموعه‌ها کارساز نیست و جواب‌گوی نیازهای آن‌ها نخواهد بود، بلکه باید عواملی را در نظر گرفت که طبق آن‌ها بهترین دستگاه را برای آن محیط انتخاب کرد. از جمله این عوامل می‌تواند نیازهای آن مجموعه، محیطی که دستگاه در آن نصب می‌شود، سطح امنیت مورد نیاز مجموعه، نوع کسب‌وکار مجموعه، بودجه‌ای که در نظر گرفته شده است و تعداد پرسنل آن‌جا باشد.
دستگاه انگشت زنی حضور و غیاب چیست و چطور به مدیران کمک می‌کند؟
برای کسب و کارهایی که کارگاهی هستند یا به‌صورت صنعتی انجام می‌شوند، دستگاه ساعت‌زنی اثر انگشتی کاربرد چندانی ندارد. در محل‌هایی که تابش مستقیم نور یا تغییرات زیادی نور دارند نیز دستگاه تشخیص چهره کاربردی ندارد؛ بنابراین باید دقت کرد آن دستگاه را برای چه محیطی انتخاب می‌کنیم. امروزه با تولید انواع مختلف دستگاه‌های مدرن و جدید و پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌های حضور و غیاب مختلف ممکن است چند امکانات مختلف را با هم داشته باشند.
کسانی‌که مدیر یک بخش اداری هستند، مانند اداره‌های دولتی، شرکت‌های دانش‌محور، استارت‌آپ‌ها، شرکت‌های خصوصی آموزشگاه‌ها و مشاغل مشابه می‌توانند از دستگاه انگشت زنی حضور و غیاب برای تردد استفاده کنند. اجرای برنامه حضور و غیاب با دستگاه کنترل تردد انگشت‌زنی، از مرسوم‌ترین روش‌های کنترل ساعت تردد و حضور و غیاب کارمندان است تا پرسنل بتوانند به‌موقع در محل کار خود حاضر شوند و تعداد ساعات کاری موظفی خود را نیز پر کنند و زودتر از موعد، محل کار را ترک نکنند.
(دستگاه انگشت زنی حضور و غیاب)
این کار برای گرفتن مرخصی‌های ساعتی نیز جواب‌گو است و مدیریت زمان ورود و خروج پرسنل به‌راحتی انجام می‌شود. نرم‌افزارهای حضور و غیاب را می‌توان مهم‌ترین ابزارهای کمک مدیریتی برای مدیریت بهتر منابع انسانی در نظر گرفت. اگر مدیر بتواند بر عملکرد پرسنل نظارت مناسب داشته باشد، بازدهی مجموعه نیز بهتر خواهد بود.
مزایای اجرای برنامه حضور و غیاب با دستگاه کنترل تردد انگشت‌زنی
به‌طورکلی برای افزایش نظم کاری و بهره‌وری بیشتر در تمام محیط‌های کاری از دستگاه‌های ساعت‌زنی و حضور و غیاب با توجه به امکانات محل کار می‌توان استفاده کرد. گزارش‌های دقیق از تردد، مانع هدررفتن هزینه و افزایش نظم پرسنل برای حضور در محل کارشان خواهد شد. این دستگاه‌ها با استفاده از نرم‌افزار ابری، دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات را امکان‌پذیر می‌کنند و مدیر می‌تواند به تمام داده‌های ثبت‌شده دسترسی داشته باشد و تصمیم‌گیری‌های لازم را درباره کارمندان اتخاذ کند.
دستگاه کنترل تردد چیست و برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
این دستگاه در کنترل ورود و خروج اشخاص به ادارات کاربرد دارد؛ مثلاً در اداره‌ها یا در محیط‌های کاری برای حفظ امنیت بیشتر و کنترل ورود و خروج کارکنان می‌توان از دستگاه کنترل تردد استفاده کرد. انواع مختلفی از دستگاه‌های کنترل تردد در بازار وجود دارند که در ادامه آن‌ها را معرفی خواهیم کرد.
(دستگاه کنترل تردد)
معرفی 2 مورد از رایج‌ترین دستگاه‌های کنترل تردد
انواع دستگاه کنترل تردد براساس نوع کاربری آن‌ها شامل انواع زیر است:
- دستگاه کنترل تردد اثر انگشتی: این دستگاه همان‌طور که در بالا به تفصیل گفتیم، با اثر انگشت افراد کار می‌کند و برای محیط‌های اداری و غیر صنعتی مناسب‌تر است. هنگام استفاده از این دستگاه، باید انگشت فرد کاملاً تمیز و عاری از آلودگی و چربی بوده و ماده خاصی روی آن قرار نگرفته باشد تا دستگاه بتواند از طریق سنسور انگشت، به‌راحتی اثر انگشت فرد را تشخیص دهد و تردد او را ثبت کند. در برنامه کنترل تردد نانوواچ، ساده‌ترین و کاربردی‌ترین شکل ممکن برای کنترل تردد کارکنان در نظر گرفته شده است تا هم از تنظیمات اضافه جلوگیری شود و هم به‌راحتی بتوان از آن استفاده کرد.
- دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره: از دستگاه‌های بسیار کارآمد و مناسب برای بیشتر محیط‌های کار، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره است. با سپردن تصویر هریک از پرسنل به حافظه این دستگاه، هر بار که پرسنل می‌خواهند ورود و خروج خود را ثبت کنند، می‌توانند مقابل دستگاه قرار بگیرند و به‌راحتی از طریق سنسورهای چشمی، تصویر چهره خود را به دستگاه داده و رفت و برگشت یا ورود و خروج خود را به‌راحتی ثبت کنند. با توجه به عملکرد دستگاه از طریق چهره افراد، امکان خطا در این روش بسیار کم است؛ بنابراین یکی از بهترین و مؤثرترین دستگاه‌های کنترل تردد و حضور و غیاب به حساب می‌آید.
برنامه حضور غیاب چیست و چطور تردد را کنترل می‌کند؟
در بسیاری از استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک و نوپا، به‌دلیل نبود بودجه کافی یا پیروی از شیوه‌های تجارت مدرن، از روش‌های سنتی برای کنترل ورود و خروج استفاده می‌شود. آن‌ها ساعت منعطف و شناوری دارند که آن را از تجارت مدرن الهام گرفته‌اند، اما باز هم نظر ما این است که استفاده از برنامه حضور غیاب، برای ثبت ورود و خروج پرسنل ضروری است.
حتی با وجود اینکه در دوران کرونا، شیوه انجام کار به‌صورت دورکاری بسیار مرسوم و متداول شد، اما باز هم سازمان‌ها، اداره‌های خاص و شرکت‌های خصوصی که حضور و غیاب برای آن‌ها از اهمیت بالایی برخوردار بود، از نرم‌افزارهای کنترل ساعات کاری برای شیوه دورکاری استفاده می‌کردند. در مشاغلی که ساعت کار شناور دارند، باز هم حضور و غیاب پرسنل اهمیت ویژه‌ای دارد؛ چراکه برای تشخیص نحوه عملکرد کارمندان و دانستن ساعات ورود و خروج نیاز است.
(برنامه حضور غیاب)
مزیت‌های برنامه حضور و غیاب برای کسب‌وکارهای مختلف
سیستم‌های حضور و غیاب جدید می‌توانند مزایای بسیاری برای کسب‌وکارهای مختلف داشته باشند که از جمله آن‌ها می‌توان موارد زیر را نام برد:
- عملکرد ایده‌آل برای استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های نرم‌افزاری
- کار کردن فقط با اتصال یک کابل LAN و بدون نیاز به تنظیمات تخصصی
- ذخیره اطلاعات حتی در صورت عدم دسترسی به اینترنت
- ایده‌آل برای ایجاد نظم در حضور پرسنل و مدیران مجموعه‌ها
- آگاهی از زمان دقیق حضور پرسنل و ساعت خروج آن‌ها
- برآورد آسان‌تر حقوق و مزایای پرسنل، حسابداران و مدیران برحسب ساعات حضور آن‌ها
موارد فوق از جمله مزیت‌های برنامه‌های حضور و غیاب برای کسب‌وکارها هستند که می‌توانند برای کسب‌وکار شما نیز به‌صورت کاربردی عمل کنند.
انواع برنامه حضور و غیاب و نحوه کارکرد آن‌ها
برنامه‌های حضور و غیاب می‌توانند انواع مختلفی داشته باشند که رایج‌ترین آن‌ها به قرار زیر هستند:
- نرم‌افزارهای تحت وب
برای استفاده از نرم‌افزارهای تحت وب، نیازی به نصب نرم‌افزارهای حضور و غیاب در سیستم مدیران نیست، بلکه می‌توان به‌سادگی از طریق مرورگر اینترنت، دسترسی به آن‌ها را ایجاد کرد. مزایای نرم‌افزارهای حضور و غیاب تحت وب بسیار زیاد است. برخی این مزایا عبارت‌اند از: دسترسی راحت و سریع از طریق مرورگرهای اینترنت در هر زمان و مکان و با هر دستگاه.
همچنین آن‌ها فضای کم و حافظه ناچیزی را اشغال می‌کنند. همچنین از دیگر مزایای آن می‌توان به استفاده هم‌زمان تعداد زیادی از کاربران اشاره کرد.
- اپلیکیشن‌های حضور و غیاب
اپلیکیشن‌های حضور و غیاب معمولاً برای دو نوع سیستم‌عامل تحت موبایل اندروید و IOS در دسترس قرار دارند. به طوری‌که می‌توان چنین اپلیکیشن‌هایی را روی تلفن همراه خود نصب کرده و از آن برای ثبت حضور و غیاب استفاده کرد. البته این اپلیکیشن‌ها دارای سطوح دسترسی هستند تا مدیران بتوانند از طریق آن ساعات کاری و حضور و غیاب پرسنل خود را ارزیابی کنند.
هر دو نوع سیستم حضور و غیاب نامبرده از جمله برنامه‌های حضور و غیاب نانوواچ هستند که بسته به شرایط خود می‌توانید از نمونه تحت وب یا تحت موبایل آن استفاده نمایید.
در آخر کدام یک را انتخاب کنیم؟
آنچه گفتیم، شرح مختصری از انواع دستگاه‌های کنترل تردد یا دستگاه‌های حضور و غیاب بود. انواع مختلفی از این دستگاه‌ها در بازار وجود دارند و برای کنترل رفت و آمد و حضور و غیاب پرسنل در اداره‌ها، شرکت‌ها و مکان‌های مختلف کاربرد دارند. همچنین انواع مختلف ترکیبی از این دستگاه‌ها نیز در بازار در دسترس هستند که می‌توانند هم‌زمان از چند روش مختلف برای کنترل تردد افراد استفاده کنند.
این دستگاه‌ها به‌کمک اثر انگشت کاربرد دارند. از دستگاه اثر انگشتی در مکان‌های اداری، مانند شرکت‌ها بیشتر استفاده می‌شود، اما در مکان‌های صنعتی مانند کارگاه‌ها به دلیل آسیب اثر انگشت کارکنان، کاربرد چندانی ندارند. همچنین دسترسی مدیران به این دستگاه‌ها و گزارش گیری از آن‌ها به طرق مختلف انجام می‌شود. این روش‌ها از طریق برنامه‌های تحت وب، برنامه‌های سیستم‌عاملی و برنامه‌های آنلاین حضور و غیاب صورت می‌پذیرد.
اینکه مدیران برای مدیریت منابع انسانی که در اختیار دارند، کدام یک از انواع این دستگاه را انتخاب کنند، کاملاً به شرایط بستگی دارد؛ مثلاً تعداد پرسنل، اهمیت ورود و خروج، محیطی که دستگاه قرار است در آن نصب شود و نوع کاری که در آن مکان‌ها صورت می‌گیرد.
سخن آخر اینکه می‌توان با خرید دستگاه حضور و غیاب انگشت‌زنی، با صرف هزینه‌ای معقول از هزینه‌های بیشتر جلوگیری کرد و نیروی انسانی را تحت کنترل درآورد. بسیاری از افرادی که دارای مشاغل با ساعت کاری شناور هستند، تصور می‌کنند این دستگاه برای آن‌ها کاربرد ندارد، اما در اشتباه هستند و این دستگاه برای آن‌ها نیز می‌تواند به شکل مؤثر عمل کند.
